Entenda os benefícios e vantagens de adotar um projeto de terceirização de impressoras na sua empresa.
O outsourcing de impressão ou terceirização de impressão é delegar à uma empresa especializada o gerenciamento completo dos serviços de impressão (MPS em inglês). O investimento financeiro nos equipamentos, suprimentos e peças necessários são de responsabilidade do terceiro contratado. Com isto, a empresa não se preocupa mais com as questões do dia a dia e concentra-se na sua atividade fim, no seu core business. Igor Sodré, Diretor Comercial da Yellou, comenta: "Fazer estoques de suprimentos, gerir problemas de manutenção, peças e técnicos acarretam horas valiosas de funcionários e muitas das vezes sem sucesso na resolução, perdendo prazos importantes para a operação. O melhor é confiar num especialista."
Além da produtividade dos colaboradores da empresa, citado acima, existem outros benefícios ao adotar um projeto com um terceiro. Elencamos alguns deles:
- Parque de equipamentos novos e atualizados.
A prática mais comum no segmento é de que o prazo contratual seja de 36 meses. A cada renovação de contrato ou troca de fornecedor, a empresa terá equipamentos novos e mais produtivos do que o anterior, ajudando cada vez mais no dia a dia das tarefas dos funcionários.
- Benefício fiscal.
O contrato de outsourcing é um serviço a ser lançado como despesa, ajudando a diminuir a tributação de IR da empresa contratante, enquanto a compra de equipamentos aumenta o ativo da empresa.
- Redução de custos.
Um bom contrato ajuda a reduzir até 50% dos custos atuais quando comparados com equipamentos próprios. O prestador de outsourcing de impressão possui uma lista de equipamentos e materiais diferenciados, preparados para o serviço de outsourcing e de menor custo. O especialista também recomenda equipamentos com melhor relação custo x benefício para a empresa. Dificilmente o cliente final conhece em detalhes o portfólio de um fabricante, seus pontos fortes e fracos.
- Gerenciamento, controle e segurança.
Implantar softwares de gerenciamento, bilhetagem por usuário e centro de custo ajudam a eliminar desperdícios, reduzir custos, além de garantir a segurança das informações e documentos. Um bom prestador de serviço utiliza sistemas avançados nos seus contratos para o benefício dos clientes com dados transparentes, em tempo real com seu desempenho.
A contratação de um projeto de outsourcing oferece uma excelente experiência para o cliente. Igor Sodré nos diz: "É difícil encontrar uma empresa que tenha contratado o outsourcing de impressão e voltar atrás, optar por ter equipamentos próprios. Decepções com fornecedores podem ocorrer, mas no final, todos sabem que o resultado é muito melhor para a empresa." Contudo o especialista nos alerta: “Existem empresas que querem construir uma relação duradoura com o cliente e aquelas que almejam apenas uma venda, tente fugir destas.” Perguntamos sobre como o cliente poderia se prevenir, veja abaixo:
- Custos muito baixos
Quem tem custo muito baixo não tem margem suficiente no contrato e se vê obrigado a utilizar de práticas não recomendadas de gestão. Faltam suprimentos e peças para os equipamentos, existe demora em atender um chamado técnico, dentre outros fatores.
- Suprimentos não originais
A utilização de suprimentos compatíveis ou remanufaturados é quase sempre caótica. Os equipamentos vão solicitar serviço muito mais vezes do que o normal, causando interrupções e incômodos aos usuários; os documentos impressos em qualidade inferior, muito vezes com páginas manchadas ou ilegíveis.
- Equipamentos seminovos
Se está em linha de fabricação, não há problema, mas a tecnologia avança muito rápido e equipamentos obsoletos perdem a capacidade de memória e qualidade com o tempo. É comum equipamentos antigos ter até três vezes mais chamados técnicos do que equipamentos novos e ainda não serem compatíveis com sistemas atuais da empresa, sendo insuficientes diversas vezes.
- Contratos leoninos
Verifique bem o seu contrato para não ter condições absurdas de multa para rompimento, de renovação, sobre a retirada ou adição de equipamentos.
- Reputação da empresa / sócios
Faça uma pesquisa, pergunte para outras empresas sobre a empresa que irá contratar, quais seus maiores clientes, tempo de atuação no mercado.
Outros fatores como bom atendimento, clareza nas informações, autonomia para decisões e flexibilidade da empresa que pretende contratar deve ser observada em reuniões e entrevistas.
Sucesso nos negócios!
